Lengo kuu la Mkakati wa Mawasiliano (Communications Strategy) wa shirika au taasisi ni kufanikisha dhana nzima ya mawasiliano ya kimkakati baina ya shirika, wafanyakazi na wadau wake kuhusu shughuli mbalimbali na matokeo yake. Malengo ya mkakati wako yakitekelezwa vyema itasaidia kuwafanya watu waendelee kuvutiwa, kupenda na kuunga mkono kazi mnazofanya.

Mkakati wa Mawasiliano ni nyaraka yenye mipango na mbinu za kimkakati zinazolenga kuwezesha kuwasiliana na wadau wako kama vile serikali, wafadhili, wanufaika, vyombo vya habari, wanachama wa bodi, watu wanaojitolea, na kadhalika kupitia idhaa mbalimbali. Hizi zinaweza kuwa sababu tano kati ya nyingi kwanini shirika lako linahitaji Mkakati wa Mawasiliano;

  1. Kuweka bayana lengo na dira yenu: Mnapokuwa mnatengeneza mkakati wa taasisi yenu ili kuweza kuifikia dira yenu, ni kama vile mnakuwa mmeshaamua ni barabara gani mtapita ili kufikia malengo husika. Mkakati wa Mawasiliano utakusaidia kuwafanya walio nje wapate uelewa wa ziada juu ya kile mnachokifanya au kule mnakokusudia kufika kwani ni mpangilio wa kitaalamu utakaotoa mwongozo wa nini cha kusema, wapi, kwanini na kwa kupitia idhaa gani.
  2. Kutambua hadhira yako na aina ya mawasiliano wanayopaswa kuyapata; Ili kuwa na mawasiliano yenye ufanisi, ujumbe wako unapaswa kuwafikia walengwa sahihi. Kwa kuwa na Mkakati wa Mawasiliano itakusaidia kuwabaini hadhira yako na kutengeneza jumbe zinazoweza kugusa kila kundi kulingana na mahitaji yake ili kuweza kupata usikivu wao waendelee kufuatilia na kuunga mkono kazi za shirika lako
  3. Ili kuhakikisha uwepo wa utaratibu unaoshabihiana kwa wakati wote(consistency); Moja kati ya malengo muhimu ya Mkakati wa Mawasiliano ni kuhakikisha kuwa unakuwa na utaratibu na namna maalumu za kuwasiliana zisizobadilika hovyo, ili kuhakikisha kuwa jina la taasisi au shirika, namna ya chapa na nembo inafahamika kwa utofauti wenu. Mkakati wa Mawasiliano utakusaidia kutambua namna ya kusambaza taarifa zenu, aina ya jumbe zenu, jinsi ya kuchapisha taarifa hizo na pia kubaini ni kitu gani hasa unataka kukisema kwa hadhira yako. Vilevile, Mkakati wa Mawasiliano utakusaidia kutambua idhaa, jinsi ya kuzitumia na aina ya maudhui ambayo yatapitia katika kila idhaa. Kwa mfano, mkakati utabainisha ni maudhui ya aina gani utaweka mtandaoni, wakati gani, katika muundo upi, na pia, maudhui ya aina gani utakayopeleka katika vyombo vya habari vya asili kama redio, magazetini na runinga.
  4. Kusaidia kuunda, kuboresha na kudumisha mahusiano kati ya shirika lako na wadau wake, hasa wafadhili, serikali na wanufaika; Katika miaka ya hivi karibuni, wafadhili wengi wamekuwa wakitoa misaada ya aina mbalimbali baada ya kuona kazi zao katika sehemu mbalimbali kama vile kwenye tovuti, mitandao ya kijamii na hata kwenye vyombo vya habari vya kiasili. Mkakati wa Mawasiliano utakusaidia kuwa na mpango maalumu na unaoeleweka wa namna bora za kutumia maudhui yatakayosaidia wafadhili, serikali na wote wanaokuunga mkono kufahamu mnachokifanya, maendeleo yenu na matokeo mnayoleta katika jamii
  5. Kupima mafanikio na kufahamu wapi pa kuboresha zaidi; Habari mbaya ni kuwa taasisi na mashirika mengi hayana mikakati ya mawasiliano na hivyo huwasiliana tu kwa namna ambazo wanakutana nazo katika mazingira ya kila siku ya kutekeleza majukumu yao kama vile kuhudhuria vipindi vya redio na televisheni, kuandika makala magazetini au kuweka maudhui katika mitandao ya kijamii na kwingineko.

Habari njema ni kuwa, ikiwa shughuli zote hizo zingewekwa katika mkakati wa kitaalamu, ni rahisi kuweza kupima matokeo ya juhudi hizo na kufahamu wapi pa kuboresha. Mawasiliano ya kimkakati huendeshwa na Mkakati mzuri wa mawasiliano unaojumuisha namna bora ya kuweza kufanya ufuatiliaji na tathmini ili kupima matokeo ya kila lengo mlilojiwekea na shughuli mlizofanya.

Hitimisho:

Mkakati mzuri wa mawasiliano ni zaidi ya nyaraka pekee, unakwenda mbali zaidi ya kusimamia namna ambavyo mnasambaza taarifa ndani na nje ya shirika lenu. Ukibuniwa na kutengenezwa vyema, utasaidia kujenga imani, mahusiano na umuhimu wa uwepo wenu ndani ya jamii mnayofanyia kazi, kwa wafadhili wa ndani na nje na hata kupata heshima na kuaminika ndani na nje ya nchi.

Kumbuka kwamba, katika dunia ya leo ambayo kila kitu ni cha kidigitali, Mkakati Mkuu wa Mawasiliano wa shirika au taasisi yako unapaswa kuambatana na Mkakati wa Mawasiliano wa Kidigitali (Digital Communications Strategy) utakaokuongoza namna bora ya matumizi ya mtandao kama vile tovuti, mitandao ya kijamii, idhaa ya televisheni za mtandao kama YouTube, Vimeo na kadhalika.

Je, una maoni yoyote kuhusu makala hii au ungependa kupata ushauri wa kitaalamu wa namna unavyoweza kuboresha mawasiliano ya taasisi, shirika au kampuni yako?

Hata kama ungependa tu kutusalimia, tuandikie baruapepe hello@serengetibytes.com au tembelea tovuti yetu www.serengetibytes.com