Karne ya 21 imekuja na maendeleo makubwa katika sayansi na teknolojia, hasa katika kompyuta na mifumo yake. Wakati huu ambao kompyuta na mifumo yake inatengenezwa kwa ubora wa hali ya juu kabisa, bado kuna changamoto ambazo hujitokeza. Upotezaji wa taarifa zinazohifadhiwa katika kompyuta ni moja kati ya jambo sugu linalosumbua taasisi na watu wengi duniani kote.

Utafiti wa hivi karibuni uliofanywa na IBM, unasema kuwa biashara ndogo na za kati hasa kwa mataifa yaliyoendelea hupoteza walau wastani wa dola milioni 2.5, ikiwa hasara zinazotokana na upotezaji data zitapigiwa hesabu na kuwa hasara ya kifedha.

Data hupoteaje? Kuna mambo kadhaa ambayo huweza kusababisha upotevu wa data zilizohifadhiwa kwenye kompyuta kama vile; diski ngumu ya kompyuta kuharibika au kuchakaa, mfumo wa kompyuta kuharibika, shambulizi la virusi (kama malicious na malware; Trojan, Ransomware, Adware, Spyware na kadhalika), uharibifu wa kompyuta yenyewe (physical damage) na wizi wa kompyuta.

Katika upotezaji wa data, hakuna aliye salama. Kuanzia taasisi kubwa zaidi za kimataifa na serikali zenye nguvu duniani, hadi biashara, taasisi ndogo na watu binafsi hukutana kwa namna moja au nyingine ya matukio yanayoweza kuwafanya wapoteze data zao. Ingawa hakuna ambaye anapaswa kutegemea kupoteza data zake, ni muhimu kujiandaa kwa namna fulani zitakazoweza kusaidia kuzuia au kupunguza adhari za kupotea kwa taarifa zako. Iwe ni kwasababu za uvamizi au kwa uzembe, upotezaji data unaweza kuwa hatari kwa biashara au taasisi;

Hizi ni mbinu za kukabiliana na upotevu data katika taasisi yako;

  1. Siku zote, hakikisha kuwa umehifadhi data zako sehemu mbadala (backup)

Kinga ni bora kuliko tiba. Kwa kuhifadhi data zako sehemu mbadala, iwe ni kwenye seva za ndani au ya mtandaoni, itakusaidia kupunguza hatari ya kupoteza data zako. Vilevile, kulingana na umuhimu wa data au hatari za kupoteza zilizopo, mtaalamu anaweza kukushauri kuwa na mfumo wa uhifadhi unaochukua na kuhifadhi data kila siku, kila wiki au kila mwezi.

  1. Kuwa na hifadhi Zaidi ya moja ya data zako (more than one backup)

Chukulia kuwa kompyuta yako ni sehemu ya kwanza ya kuhifadhi data yako. Kisha unaweza kuwa na diski ngumu, au seva za ndani ya ofisi yako. Lakini hatua muhimu Zaidi ni kuhakikisha kuwa siku zote unakuwa na uhifadhi wa data zako nje ya eneo la biashara yako. Unaweza kufanikisha hili kwa kununua hifadhi ya mtandaoni (Online/Cloud Storage)

  1. Wekea ulinzi data za muhimu sana kwa kufanya usimbuaji fiche (Encryption)

Taarifa au data zako hasa zile za muhimu sana (sensitive/confindential) kama taarifa za kifedha, za kiulinzi, namba uanachama ya mifuko ya mafao, taarifa za kibenki, taarifa za kiuchunguzi na masuala ya usalama wa taifa au wa kampuni hazipaswi kufikiwa na watu ambao hawajapewa ruhusa. Kuweka taarifa hizo katika diski au seva mbadala pekee hakuvifanyi kuwa salama kikamilifu, unapaswa kwenda mbali Zaidi kwa kulinda taarifa zako kwa kufanya usimbuaji fiche ili hata ikitokea wavamizi wamezifikia, washindwe kuzidukua na kuzitumia vibaya.

  1. Hakikisha wewe pamoja na wafanyakazi wote mnafahamu kuhusiana na masuala ya usalama wa data/taarifa.

Kuchukua hatua za kiusalama pekee inaweza isitoeshe, hakikisha kuwa wafanyakazi wote wana mafunzo ya masuala ya usalama wa data. Mfano, data nyingi huibiwa ikiwa mmoja kati ya watu wanaoweza kufikia data zako atatumiwa kiungo kwa baruapepe chenye uwezo wa kufanya shambulizi ikiwa kitafunguliwa.

Pia, hakikisha kuwa unaweza kufuta data zako ikiwa vifaa vyako vitaibiwa (remote data wiping) na pia unaweza kwenda mbali kwa kuweka kamera za ulinzi (CCTV) katika maeneo yote ambao wizi wa data unaweza kutokea.

  1. Tumia Programu za kukabiliana na virusi na ulinzi wa baruapepe (Antivirus na Email Security)

Uvamizi kupitia udukuaji, ransomware na phising inaweza kuwa kitisho kikubwa zaidi kwa data zako. Tumia program za ulinzi zinazoweza kupelekea kiungo cha uvamzi kujiambatanisha katika mifumo ya kompyuta za taasisi au kwenye mifumo ya baruapepe

  1. Fanya kazi na wataalamu wa masuala ya ulinzi data

Taarifa zako zipo hatarini ikiwa hazitokuwa na wa kuziangalia. Ikiwa yoyote kati ya hayo yatatokea, fanya tathmini ikiwa kweli unaweza kutumia zana zozote kuweza kupata data zako. Ikiwa huna uhakika wa kufanikisha hilo, tafuta wataalamu wanaoweza kukusaidia kuzifikia na kuokoa data zako.

Taasisi nyingi hazina matarajio kuwa kupoteza data ni jambo linaloweza kutokea ingawa hiyo haimaanishi kuwa jambo hilo haliwezekani kabia kutokea. Kumbuka kwamba hakuna anayependa sana vita ikiwa anaweza kupata kile atakacho bila kuingia gharama za vita. Njia muhimu zaidi ni kuhakikisha kuwa unaweka mifumo ya kitaasisi au kibinafsi inayoweza kuzuia kupoteza data za taasisi au biashara yako..

Je, una maoni au ushauri kuhusiana na makala hii? Tuandikie baruapepe hello@serengetibytes.co