Kama mpaka sasa maisha yako hayajaathiriwa kwa namna moja au nyingine na mlipuko wa Virusi vya Corona (COVID-19), basi wewe ni mmoja kati ya binadamu wachache wenye bahati sana. Mlipuko wa maradhi ya virusi vya Corona ndiyo habari inayotikisa dunia nzima, waswahili wanaita habari ya mjini. Kila taifa, kila jamii, wenye dini na wasio na dini, matajiri kwa masikini, watu maarufu na wasio maarufu wameguswa kwa namna Fulani na wanazungumza juu ya Corona.

Kwa mimi niliyebahatika kuwa na ndugu kijijini nikipiga simu siulizi tena mahindi yamefika kima gani na hali ya hewa ikoje kwani swali la kwanza baada ya salamu ni kuhusu Corona. Itoshe tuu kusema, taarifa nyingi sana zimesambaa kwa muda mfupi tangu ugonjwa huu kulipuka huko Wuhan, China. Mwanzoni janga hili lilionekana kama la Wachina pekee kabla ya kuanza kuzishambulia nchi za magharibi na baadae kusambaa dunia nzima.

Mlipuko wa Corona umeifanya Dunia kuzungumza lugha moja bila kujali tofauti za rangi, elimu, kipato wala mazingira. Corona imetibua, kama si kubadili utaratibu wa kila siku wa maisha. Corona imeibua misimu au maneno ambayo hatujawahi kuyasikia. Maneno kama karantini na mengine mengi yamekuwa maneno ya kawaida mtaani. Utamaduni mpya wa kunawa mikono mara kwa mara, matumizi ya vitakasa mikono, kutokukaribiana na kutokupeana mikono ni baadhi ya mienendo inayovuma sana katika kipindi hiki.

Kuna baadhi ya mazoea yamebadilika, baadhi ya nyumba za ibada zimesitisha huduma, shuguli za kijamii kama harusi zimeahirishwa, huduma za kusafiri baina ya mataifa zimepunguzwa, huduma za utalii zimesitishwa, kwa wapenda michezo -wanamichezo wako likizo. Kwa ufupi mambo yamebadilika.

Kwa tabaka la wafanyakazi na wafanyabiashara, utamaduni wa kufanya kazi kutoka nyumbani umeanza kuwa utamaduni wa kawaida hasa kwa taasisi au kampuni ambazo zimesitisha huduma na kufunga ofisi ili kukabiliana na maambuki ya maradhi ya Virusi vya Corona. Wafanyabiashara pia wamejiongeza kufanya huduma ya kuwafikishia wateja huduma au bidhaa pale walipo (delivery). Ni sahihi kusema mlipuko wa Corona umelazimisha wafanyakazi na wafanyabiashara kujifunza na kutumia kwa ufanisi zaidi teknolojia za kidigitali kupitia simu na kompyuta kuendelea kufanya kazi za utoaji huduma na bidhaa kutoka nyumbani au bila kuonana na wateja moja kwa moja.

Hebu tutazame baadhi ya mambo yanayoweza kufanyika bila kuwa ofisini au kuonana ana kwa ana kupitia teknolojia za kidigitali zinazoweza kufanikisha kazi kwa ufanisi;

Mikutano kwa njia mtandao (teleconferencing); kazi nyingi za ofisini zinahusisha mipango na mikakati, kabla ya utekelezaji wa jambo ambalo huwalazimu watendaji kukutana na wasimamizi kabla ya kuanza, wakati wa utekelezaji na hata baada ya utekelezaji kwa lengo la kufanya tathmini na kutoa mrejesho. Teknolojia mbalimbali za kidigitali zimeundwa kufanikisha mikutano bila ya wahusika kukutana moja kwa moja: umewahi kutumia Zoom, GoToMeeting, Skype, Microsoft Teams au Google Hangouts? Hizi ni baadhi ya teknolojia zinazowezesha mikutano kufanyika kidigitali na kuwezesha kufanya kazi kutoka nyumbani.

Mawasiliano ya kikazi baina ya wafanyakazi na/au wasimamizi wa kazi; katika ofisi au kampuni nyingi kazi hufanyika kwa kutegemeana, kitengo kimoja kutegemea kitengo kingine au mfanyakazi mmoja kumtegemea mwingine. Ili kufanya kazi kwa ufanisi kutoka nyumbani ni muhimu kufahamu na kutumia mifumo ya mawasiliano pamoja na mifumo ya kufanya kazi pamoja ikiwemo baruapepe, Slack, Coogle, Trello, Google Docs, Microsoft SharePoint, Telegram na WhatsApp.

Google Docs na Microsoft Sharepoint inaweza kutumiwa kuandaa nyaraka pamoja pale wafanyakazi wanapokuwa wameunganishwa katika mtandao. Kupitia Telegram na WhatsApp wafanyakazi wanaweza kutumiana ujumbe moja kwa moja au kupitia makundi na kurahisisha mtiririko wa taarifa hivyo kuongeza ufanisi wa kazi. Baruapepe ni njia ya mawasiliano iliyozoeleka zaidi kiofisi baina ya wafanyakazi. Matumizi ya baruapepe ni bora kwani ni salama zaidi na yanasaidia kutunza kumbukumbu kwa muda mrefu.

Mawasiliano baina ya ofisi na wateja au watoa huduma; kazi nyingi za maofisini hulenga makundi mbalimbali ikiwemo wanufaika wa huduma, watoa huduma na wadau au hata umma kwa ujumla. Katika kipindi ambacho watendaji wa ofisi yako wanafanya kazi kutoka nyumbani wanufaika na wadau wa ofisi yako hawapaswi kuathirika kiasi cha kupoteza umuhimu wa kampuni au taasisi yako.

Matumizi ya mitandao ya kijamii kuwasiliana na masoko kwa wateja na hadhira (Digital Communication and Digital Marketing); Wakati huu ambao biashara nyingi zimesitisha muingiliano wa moja kwa moja na wateja, au wateja wamepunguza kutembelea maeneo yenye mikusanyiko, biashara au ofisi yako inaendeleaje kufanya shughuli zake za kimasoko? Mitandao ya kijamii kama Facebook, Instagram na Twitter inatoa fursa pana ya kuendelea kuwasiliana na wateja na umma na kuwafikishia bidhaa popote pale walipo. Kufanikisha hili, ni muhimu kwa biashara na taasisi kufahamu na kutumia mbinu bora za kuwasiliana na wateja au hadhira yao.

Teknolojia za mawasiliano ya kidigitali tayari ni jawabu kwako kuendelea kuwahudumia wateja na wadau wako. Matumizi ya simu ya mkononi ni muhimu zaidi wakati huu ambapo wateja na wadau hawawezi kukufikia moja kwa moja, unapaswa kuwa na namba maalumu ya taasisi kwa ajili ya kuwahudumia wateja wako kwa njia ya sauti na SMS. Namba hii pia inaweza kutumia WhatsApp, Messenger na kwenye mtandao wa Telegram ambapo wateja watapata machaguo mengi zaidi ya namna ya kukufikia kwa urahisi.

Tumia tovuti kutoa taarifa kwa wadau, tumia barua pepe kutoa taarifa na kujibu masuala mbalimbali ya wadau yanaoelekezwa kwa taasisi yako. Mitandao ya Kijamii ni jukwaa huria na zuri zaidi kufikia watu wengi kwa wakati mmoja, unapaswa kuindaa timu yako kuwa tayari kujibu maswali na kufanyia kazi maoni yanaotumwa katika mitandao ya kijamii.

Zingatia kujibu kwa wakati na kuhakikisha unachangamana (engage) na wateja na wadau mitandaoni. Mitandao kama Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, TikTok, na YouTube itakuwesha kuchati moja kwa moja (live) na wateja wako.

Mazingatio muhimu katika haya ni pamoja na wafanyakazi kuwa na uelewa wa matumizi ya teknolojia na vifaa vya kidigitali. Ni muhimu timu yako ikajengewa uwezo juu ya teknolojia za mawasiliano ya kiofisi na matumizi yake. Pia, kila mfanyakazi anapaswa kuwa na vifaa vya kisasa ikiwemo compyuta na simu janja (smartphone). Muhimu zaidi ni lazima kila mfanyakazi kuunganishwa na huduma ya mtandao (intaneti) kwani bila mtandao mambo yote yaliyotajwa hayawezi kutokea.

Kufanya kazi kutoka nyumbani inaweza kuwa utamaduni mzuri na endelevu kutokana na aina ya kazi. Cha msingi ni waajiri kuwajengea uwezo wafanyakazi na kuwapatia nyenzo za kisasa. Hata hivyo, wafanyakazi wanapaswa kujijengea uwezo wa namna ya kujisimamia kazi na kutumia teknolojia za kidigitali za kupangilia kazi na muda wa utekelezaji kazi hasa kwa kuzingatia changamoto za kufanya kazi mazingira ya nyumbani.

Je, una maoni yoyote kuhusu makala hii? Tuandikie kwa baruapepe yetu hello@serengetibytes.com au kwa namba ya simu namba +255 737 957082